Perguntas mais frequentes sobre Serviços Partilhados
O que são Serviços Partilhados?-
O termo Serviços Partilhados aplica-se a uma nova forma de trabalho colaborativa, na qual um subconjunto das funções de negócio de um organismo é executado por uma unidade de negócio especializada, com uma estrutura de gestão autónoma e desenhada para promover a eficiência, criação de valor, redução de custos, melhoria da qualidade de serviço e transparência.
Os Serviços Partilhados baseiam-se no princípio de que o processamento das transações e do suporte à decisão estratégica são supridos por entidades separadas. Os serviços profissionais de valor acrescentado continuam nas entidades responsáveis pelo negócio e os processos operacionais repetitivos são responsabilidade da unidade de serviços partilhados.
- Qual o papel da GeRAP, no âmbito dos recursos públicos, como prestadora de Serviços Partilhados?
- A GeRAP, num dos seus propósitos, afirma-se como a unidade de SP pública e constitui-se como uma entidade prestadora de serviços. O serviço a prestar, de acordo com um modelo de negócio pré-definido, ou seja, através da clarificação do split de responsabilidades entre as atividades a desenvolver pelo organismo-cliente e pela unidade de serviços partilhados (GeRAP) e tendo por base um “acordo de nível de serviço”, a empresa assegura um conjunto de atividades (objeto de contratualização) ao organismo aderente.
- O meu organismo tem uma estrutura que se adapta aos Serviços Partilhados?
- A GeRAP, no momento presente, ainda só disponibiliza Serviços Partilhados no âmbito financeiro. Assim, um organismo que deseje operar em SP e pretenda uma adesão à solução de Gestão de Recursos Financeiros Partilhada na Administração Pública (GeRFiP), passará por uma fase de análise e adaptação de alguns procedimentos, através dum projeto de preparação e migração do respetivo organismo que, posteriormente, permitirá a sua adesão e operacionalização num modelo de prestação de serviços financeiros em Serviços Partilhados.
- De que modo os Serviços Partilhados poderão criar mais-valia no meu organismo?
- A utilização de um sistema único/plataforma partilhada, potencia a redução de custos com a manutenção da referida aplicação, bem como a obtenção de economias de escala, no desenvolvimento dos novos processos e a possibilidade de consolidação e tratamento de informação, agregada da Administração Pública. Paralelamente, com a utilização dos Serviços Partilhados a prestar pela GeRAP, será facilitada a disponibilização de informação de qualidade e integrada, num modelo de prestação de serviços orientado para a performance através duma medição sistemática da performance da respetiva unidade de serviços partilhados. Assim, pode-se afirmar que, sem dúvida, o maior benefício dos Serviços Partilhados será um aumento substancial da produtividade e a otimização dos custos.
- De que modo a GeRAP poderá ajudar/implementar na minha organização os Serviços Partilhados?
- Perante a avaliação da complexidade associada à implementação dos serviços nos organismos, a GeRAP proporá um plano de implementação com uma equipa conjunta da GeRAP e do Organismo-Cliente com vista à nova solução e modelo de prestação de serviços. Este plano pressupõe uma fase de análise à realidade e especificidade de cada organismo, uma fase de implementação e preparação para o arranque (nomeadamente com a formação na nova aplicação) e uma fase de acompanhamento pós-migração.